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posta elettronica certificata, facciamo il punto

09/11/2011

che cos'è la posta elettronica certificata

Il sistema della Posta Elettronica Certificata (PEC) è un'infrastruttura basata sul normale flusso della posta elettronica, nella quale però intervengono dei gestori legalmente riconosciuti e abilitati a certificare le comunicazioni, conferendo loro valore legale. In questo breve articolo vedremo come questa infrastruttura funziona e quali vantaggi concreti può portare al nostro lavoro di tutti i giorni; daremo inoltre un'occhiata al quadro normativo di riferimento esaminandone i tratti salienti.

Tutti noi abbiamo familiarità con la posta tradizionale, cartacea; anche se sta sicuramente scomparendo occupa ancora un posto importante nella nostra vita lavorativa e non. Forzando un po' il paragone possiamo accostare la corrispondenza tradizionale alla posta elettronica. La versione «certificata» della posta tradizionale è la raccomandata, e in particolare ci concentriamo adesso sulla raccomandata A/R. Fa parte dell'esperienza comune tutto il lavoro che ruota attorno a una raccomandata; la prepariamo, la spediamo dall'ufficio postale compilando un modulino, ci viene rilasciato un documento che attesta la presa in carico della spedizione da parte delle poste. Dal lato di chi la raccomandata la riceve succedono altre cose interessanti; quando il postino la consegna deve richiedere una firma, dopodiché le poste predispongono un altro documento (la ricevuta di ritorno, appunto) con il quale ci notificano l'avvenuta consegna.

Questa serie di operazioni serve a dare alla comunicazione un valore legale; significa che in caso di dubbi o contestazioni possiamo produrre i documenti in nostro possesso (ricevuta di spedizione e ricevuta di ritorno) per dimostrare che la comunicazione è effettivamente avvenuta. Ogni giorno una quantità enorme di documenti per i quali è fondamentale avere questa certezza della comunicazione viaggiano tramite raccomandata, fatture, solleciti, ordini, atti giudiziari, decreti ingiuntivi, domande di concorsi, e chissà quanti altri.

La PEC svolge tutte le funzioni della tradizionale raccomandata A/R, con due enormi vantaggi. Innanzitutto, trattandosi di posta elettronica, può essere inviata e ricevuta senza muoversi da casa o dall'ufficio (quante volte avete fatto la coda in posta per spedire o ritirare una raccomandata?) e quindi con notevoli risparmi di tempo; inoltre, cosa da non sottovalutare, la PEC non ha un costo per invio (mentre spedire una raccomandata costa ad oggi dai 3,90 € in su); una volta pagato il servizio, che ha solitamente un canone annuale (il costo dipende dal provider che scegliete, ma solitamente non è mai troppo elevato), possiamo mandare tutti i messaggi che vogliamo senza ulteriori costi aggiuntivi.

i vantaggi della posta elettronica certificata in sintesi

L'utilizzo della PEC garantisce:

  • la certezza dell'invio
  • la certezza della consegna
  • la certezza sulle date e gli orari
  • la certezza della non modificabilità del contenuto
  • la certezza sull'identità del mittente
  • la certezza dell'identità del destinatario

La facilità d'uso della PEC rispetto alla raccomandata tradizionale apre interessanti scenari operativi. Oltre agli impieghi più facili da immaginare, quali invio fatture e solleciti, è possibile sfruttare il valore legale della PEC per inviare anche comunicazioni alle quali si vuole dare una particolare rilevanza. Per esempio, si può pensare di utilizzare la PEC per ricevere gli ordini, oppure per inviare contratti, comunicazioni aziendali, documentazione, relazioni, avvisi.

L'adozione della PEC su larga scala renderà più economiche, semplici, certe tante comunicazioni per cui oggi si utilizzano ancora mezzi dispendiosi e lenti come raccomandate e fax.

come funziona la posta elettronica certificata

Come funziona la PEC? Dal punto di vista dell'utente, non ci sono sostanziali differenze rispetto alla posta tradizionale. La maggior parte dei gestori mette a disposizione un servizio di web mail (simile a Hotmail, Gmail, eccetera) per l'utilizzo della PEC via web, oppure in alternativa è possibile configurare un normale client di posta elettronica (come Mozilla Thunderbird o Microsoft Outlook) per gestire la casella PEC. Ovviamente è possibile anche adottare un approccio ibrido e utilizzare per esempio la web mail quando siamo fuori sede e il client di posta installato sul nostro PC quando siamo in ufficio.

In pratica i passaggi che formano una comunicazione PEC sono i seguenti:

  1. il mittente invia il messaggio al destinatario attraverso il server di invio della posta (SMTP) autenticato e sicuro in quanto certificato e appartenente a un gestore autorizzato (via SSL), previa verifica delle credenziali di invio (nome utente e password);
  2. il gestore provvede ad inviare al mittente una notifica di accettazione o non accettazione del messaggio, sulla base dei controlli effettuati sul messaggio stesso; la ricevuta riporta data e ora di invio, oggetto del messaggio, le informazioni sul mittente e destinatario e le eventuali cause di non accettazione;
  3. il messaggio viene quindi imbustato (tramite un processo di firma elettronica) all'interno di un nuovo messaggio (definito "busta di trasporto") firmato digitalmente dal gestore ed inviato al destinatario;
  4. il gestore ricevente effettua un controllo sulla firma del gestore mittente e sulla validità del messaggio; in caso di verifica positiva, provvede ad inviare al mittente una ricevuta di presa in carico del messaggio;
  5. il gestore ricevente rende disponibile il messaggio nella casella del destinatario, che viene così messo in condizione di leggerlo;
  6. il gestore ricevente invia al gestore mittente una ricevuta di avvenuta consegna;
  7. il mittente riceve nella sua mailbox la ricevuta di avvenuta consegna;
  8. il destinatario può connettersi alla sua casella per prelevare il messaggio.

Al termine delle operazioni pertanto la comunicazione risulta documentata al mittente tramite la ricevuta di accettazione del messaggio da parte del gestore e la ricevuta di avvenuta consegna presso il destinatario; questi messaggi vanno conservati come documentazione dell'avvenuta comunicazione. I passaggi sono riassunti visivamente nello schema seguente:

schema del funzionamento della posta elettronica certificata
lo schema generale del funzionamento della posta elettronica certificata

La cosa più importante da ricordare è che per avere valore legale la comunicazione deve partire da una casella PEC ed essere indirizzata ad un'altra casella PEC. Infatti è la certificazione congiunta dei due gestori, quello del mittente e quello del destinatario, che dà valore legale alla comunicazione in oggetto.

il quadro normativo di riferimento

A partire dal 29 novembre 2011 tutte le società iscritte al Registro delle Imprese dovranno essere dotate di una casella di Posta Elettronica Certificata alla quale chiunque potrà trasmettere comunicazioni aventi valore legale destinate all'impresa. Il quadro normativo di riferimento è costituito dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e dal d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, nonché dall'art. 16 comma 6 del d.l. 29 novembre 2008, n. 185 così come recepito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.

Oltre a dotarsi della casella PEC le società dovranno provvedere alla comunicazione dell'indirizzo al Registro delle Imprese secondo le modalità descritte nell'apposita sezione del sito istituzionale; le società inadempienti riceveranno un verbale di accertamento di violazione amministrativa, notificato alla società e ai suoi amministratori. La mancata comunicazione dell'indirizzo PEC rientra infatti nella più generale fattispecie di cui all'art. 2630 c.c. «omessa o tardiva comunicazione o deposito»:

chiunque essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 Euro a 2065 Euro

Nel caso delle società, l'importo dovuto è moltiplicato per il numero degli amministratori della società obbligati al pagamento.

conclusioni

Nel quadro generale dello svecchiamento tecnologico del paese, l'obbligo di adozione universale della posta elettronica certificata per le comunicazioni fra imprese e fra imprese e pubblica amministrazione è senz'altro un passo avanti decisivo. Superata l'iniziale diffidenza, naturale e comprensibile davanti a un cambiamento che per certi tipi di realtà aziendale si può ben definire radicale, non tarderanno a farsi sentire i benefici soprattutto in termini di risparmio di denaro e tempo (che poi è a sua volta denaro); non mancheranno inoltre, e diventeranno sempre di più, gli scenari in cui la PEC oltre a costituire un sostituto di cose che si facevano già con altri mezzi diventerà una grande opportunità di esplorare nuove possibilità e ottimizzare le procedure della propria azienda.

il servizio di posta elettronica certificata di Videoarts

La nostra divisione hosting offre, fra gli altri, il servizio PEC a un prezzo competitivo. Il nostro servizio comprende:

  • registrazione e certificazione del sottodominio dedicato alla PEC;
  • 1 Gb di spazio per l'archiviazione delle e-mail;
  • accesso POP3S e IMAPS per la consultazione delle e-mail tramite client di posta;
  • interfaccia web mail per la consultazione delle e-mail tramite internet;
  • server di posta in uscita SMTPS per l'invio delle e-mail;
  • possibilità di inviare allegati fino a 50 Mb di dimensione massima;
  • notifica di ricezione di messaggi PEC a un indirizzo e-mail ordinario;
  • assistenza per la configurazione iniziale via telelefono o assistenza remota;
  • assistenza tecnica in orario di ufficio con tempi di risposta entro le 24 h;

Il costo del servizio è di 45 € annui più IVA; è possibile registrare caselle aggiuntive sullo stesso dominio certificato al costo di € 15 più IVA all'anno per casella. Per informazioni non esitate a contattarci via mail a hosting@videoarts.eu oppure via telefono al +39 051 098 08 21